Klant betaalt niet — wat nu?

Kennisbank · Wanbetaling

Klant betaalt niet: welke stappen kunt u zetten?

Een uitstaande factuur die maar niet wordt betaald. Het begint meestal klein — een betalingstermijn die verstrijkt, een herinnering die wordt genegeerd — maar kan snel uitgroeien tot een serieus probleem voor uw cashflow en bedrijfsresultaat.

Op deze pagina leest u precies wat u kunt doen als een klant niet betaalt: van de eerste herinnering tot incasso en juridische stappen. En wat u de volgende keer kunt doen om dit risico structureel te beheersen.

Bescherm uw omzet met een kredietverzekering Offerte aanvragen
klant betaalt niet

Op deze pagina

Snel weten wat in uw situatie logisch is?

Vraag een kort en onafhankelijk advies aan, zonder verplichtingen of verkooppraat.

Neem contact met ons op

Stap 1 — Controleer eerst uw eigen administratie

Voordat u contact opneemt met de klant, sluit u menselijke fouten aan uw eigen kant uit. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het voorkomt een vervelende situatie.

Controleer:

  • Is de factuur daadwerkelijk verstuurd naar het juiste e-mailadres of adres?
  • Klopt de factuurdatum en de betalingstermijn?
  • Is er geen creditnota of retour die de factuur (deels) ongedaan maakt?
  • Is er geen lopend geschil over de geleverde prestatie waar u zich niet van bewust was?

Als alles klopt en de betalingstermijn is verstreken, zet u de volgende stap.

Stap 2 — Stuur een betalingsherinnering

De eerste stap is een vriendelijke betalingsherinnering. Houd het zakelijk en concreet: vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum. Geef de klant een nieuwe, korte betalingstermijn — doorgaans zeven tot veertien dagen.

Veel betalingsachterstanden zijn op dit punt al opgelost: de factuur is over het hoofd gezien, beland in de spam of intern blijven liggen. Ga er in de toon nog niet vanuit dat de klant bewust niet betaalt.

Wat de herinnering moet bevatten:

  • factuurnummer en factuurdatum
  • het openstaande bedrag
  • de oorspronkelijke vervaldatum
  • de nieuwe betaaltermijn
  • uw betaalgegevens (rekeningnummer en IBAN)

Stap 3 — Bel de klant

Als de herinnering geen reactie oplevert, bel dan. Een telefoongesprek is persoonlijker dan een e-mail, moeilijker te negeren en geeft u direct inzicht in wat er speelt: is de klant vergeten te betalen, heeft hij tijdelijk cashflowproblemen, of is er een inhoudelijk geschil?

Dat onderscheid is belangrijk voor hoe u verder gaat. Bij een vergissing volgt betaling snel. Bij cashflowproblemen kunt u afspraken maken over een betalingsregeling. Bij een geschil moet u het inhoudelijke probleem oplossen vóórdat betaling volgt.

Leg het gesprek altijd schriftelijk vast — een korte e-mail na het gesprek met de gemaakte afspraken is voldoende.

Stap 4 — Stuur een formele aanmaning

Heeft de klant ook na de herinnering en het telefoongesprek niet betaald, dan stuurt u een formele aanmaning. Dit is een belangrijker document dan een herinnering: het is de officiële ingebrekestelling waarmee u de klant aansprakelijk stelt voor de betalingsachterstand en eventuele bijkomende kosten.

Een formele aanmaning bevat:

  • factuurnummer, factuurdatum en openstaand bedrag
  • de datum waarop de betalingstermijn is verstreken
  • een laatste betalingstermijn (doorgaans 14 dagen)
  • aankondiging van wettelijke rente en incassokosten als niet tijdig wordt betaald
  • de mededeling dat u verdere stappen zet bij uitblijven van betaling

Wettelijke rente en incassokosten
Zodra een zakelijke klant in verzuim is — dat wil zeggen: de betalingstermijn is verstreken en hij is niet betaald — heeft u recht op wettelijke handelsrente. Daarnaast mag u buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Voor zakelijke facturen geldt de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK), met een minimumbedrag van € 40.

Stap 5 — Schakel een incassobureau in

Als betaling ook na de aanmaning uitblijft, kunt u de vordering uit handen geven aan een incassobureau. Een incassobureau treedt op namens u en onderneemt verdere stappen om de betaling te innen — van aanmaning tot minnelijke schikking of doorverwijzing naar een deurwaarder.

Wat u moet weten over incasso:

  • Incassobureaus werken doorgaans op basis van no cure no pay (een percentage van de geïnde vordering) of tegen een vast tarief
  • Een incassobureau heeft geen juridische bevoegdheden — het kan niet dagvaarden. Dat kan alleen een deurwaarder of advocaat
  • Bij betwiste vorderingen — waarbij de klant de schuld inhoudelijk ontkent — is een incassobureau minder effectief dan een juridische procedure

Kies een erkend incassobureau dat is aangesloten bij een branchevereniging zoals de NVVK of het NVI.

Stap 6 — Juridische stappen

Als minnelijke incasso niet werkt of als de vordering wordt betwist, zijn er juridische routes:

Betalingsbevelprocedure Voor onbetwiste vorderingen tot € 25.000 kunt u via de kantonrechter een betalingsbevel aanvragen — een relatief snelle en goedkope procedure waarbij de rechter de klant beveelt te betalen. De klant kan bezwaar maken; doet hij dat niet, dan is het bevel uitvoerbaar en kan een deurwaarder beslag leggen.

Dagvaardingsprocedure Voor hogere bedragen of betwiste vorderingen start u een bodemprocedure via dagvaarding. Dit is een langere en duurdere route, maar biedt de meeste juridische zekerheid. Schakel hiervoor een advocaat in.

Kort geding Als u spoed heeft — bijvoorbeeld omdat u verwacht dat de klant activa wegmaakt — kunt u via een kort geding een voorlopige voorziening vragen. De rechter beslist snel, maar een kort geding vervangt geen bodemprocedure.

Weeg altijd af of de kosten en tijd van een juridische procedure in verhouding staan tot het openstaande bedrag en de kans op daadwerkelijke inning. Een gewonnen rechtszaak helpt u niet als de klant geen verhaal biedt.

Wat als de klant failliet blijkt te zijn?

Als de klant failliet is verklaard, verandert het traject volledig. U kunt de klant dan niet meer rechtstreeks aanspreken voor betaling. In plaats daarvan dient u uw vordering in bij de curator.

Wat u moet doen:

  1. Meld uw vordering aan bij de curator — zo snel mogelijk na bekendwording van het faillissement. Hoe en waar dat kan, staat vermeld in de faillissementsaankondiging in de Staatscourant.
  2. Bewaar alle documentatie — facturen, leveringsbewijzen, correspondentie en contracten. De curator beoordeelt uw vordering op basis van deze stukken.
  3. Controleer of u eigendomsvoorbehoud heeft — heeft u geleverd onder eigendomsvoorbehoud en zijn de goederen nog aanwezig bij de klant, dan kunt u ze mogelijk terugvorderen.

De kans op daadwerkelijke uitkering bij faillissement is in de praktijk beperkt: preferente schuldeisers (Belastingdienst, UWV, bank) gaan voor. Concurrente schuldeisers — waar u als leverancier doorgaans onder valt — krijgen in veel faillissementen niets of slechts een klein percentage.

Lees meer over wat u kunt doen als een klant failliet gaat op de pagina klant gaat failliet — wat nu?

Hoe voorkomt u dit de volgende keer?

Wanbetaling is nooit volledig uit te sluiten, maar u kunt het risico wel structureel beheersen.

Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten
Vraag een kredietrapport op voordat u voor het eerst op rekening levert. Kredietinformatiebureaus als Graydon, Dun & Bradstreet of de Kamer van Koophandel bieden basisinformatie over de financiële positie van bedrijven. Lees meer op de pagina kredietwaardigheid klant controleren.

Stel duidelijke betalingsvoorwaarden op
Leg uw betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente vast in uw algemene voorwaarden en vermeld ze op elke factuur. Duidelijkheid vooraf voorkomt discussie achteraf.

Gebruik eigendomsvoorbehoud
Als u goederen levert, neem dan een eigendomsvoorbehoud op in uw offertes, opdrachtbevestigingen en algemene voorwaarden. Daarmee blijven de geleverde goederen uw eigendom totdat de factuur volledig is betaald.

Overweeg een kredietverzekering
Een kredietverzekering is de meest structurele manier om uw debiteurenrisico af te dekken. U verzekert uw volledige omzet op rekening — of een selectie van uw klanten — en ontvangt bij wanbetaling of faillissement een vergoeding van doorgaans 85% tot 90% van de gedekte vordering.

Een kredietverzekering biedt ook een bijkomend voordeel: de verzekeraar beoordeelt continu de kredietwaardigheid van uw klanten en past de kredietlimieten aan als een klant er financieel slechter voor staat. Zo krijgt u vroeg een signaal — voordat de factuur al open staat.

Lees meer over hoe een kredietverzekering werkt op de pagina wat is een kredietverzekering? of bekijk de opties op de pagina kredietverzekering afsluiten.

Overweeg factoring
Bij factoring verkoopt u uw vorderingen aan een factoringmaatschappij, die het incassorisico overneemt en u direct liquiditeit verschaft. Het is duurder dan een kredietverzekering maar geeft snellere cashflow. Lees het vergelijk op de pagina factoring of kredietverzekering?

Wilt u dit risico structureel afdekken?

Een kredietverzekering beschermt u niet alleen ná wanbetaling, maar ook daarvoor: de verzekeraar monitort continu de kredietwaardigheid van uw klanten en geeft u vroegtijdig een signaal als een klant er financieel slechter voor staat.

Wij vergelijken de relevante verzekeraars voor u en adviseren onafhankelijk — ook als een andere oplossing beter past.

Offerte aanvragen

Veelgestelde vragen

Vanaf wanneer is een klant officieel in verzuim?

Een zakelijke klant is in verzuim zodra de overeengekomen betalingstermijn is verstreken zonder betaling — u hoeft daarvoor geen aanmaning te sturen als de vervaldatum in de factuur staat. Zonder expliciete vervaldatum geldt een redelijke betalingstermijn van doorgaans 30 dagen na ontvangst van de factuur. Heeft u geen betalingstermijn afgesproken, dan moet u de klant eerst in gebreke stellen via een aanmaning.

Mag ik de levering van nieuwe orders stopzetten als een klant niet betaalt?

Ja. Als een klant een opeisbare factuur niet betaalt, heeft u in principe het recht om nieuwe leveringen op te schorten totdat de achterstand is ingelopen. Controleer uw algemene voorwaarden en de overeenkomst met de klant — daarin kan dit recht nader zijn geregeld.

Kan ik incassokosten in rekening brengen bij zakelijke klanten?

Ja, bij zakelijke schuldenaren mag u buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen zodra de klant in verzuim is. Het minimumbedrag is € 40. De hoogte mag u in beginsel vrij overeenkomen; heeft u niets afgesproken, dan geldt de wettelijke staffel.

Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?

Een herinnering is een vriendelijk verzoek om alsnog te betalen — zonder juridische consequenties. Een aanmaning is een formele ingebrekestelling: u stelt de klant aansprakelijk, kondigt rente en kosten aan en maakt duidelijk dat u verdere stappen zet. Pas na een aanmaning loopt de wettelijke rente en zijn incassokosten vorderbaar.

Is het zinvol om naar de rechter te stappen voor een kleine vordering?

Voor vorderingen tot € 25.000 kunt u via de kantonrechter procederen zonder advocaat. De griffiekosten zijn relatief laag. Of het zinvol is, hangt af van de solvabiliteit van de klant: een gewonnen zaak helpt u niet als de klant geen verhaal biedt. Bij twijfel kunt u eerst een incassobureau inschakelen om te beoordelen of inning realistisch is.

Hoe snel moet ik mijn vordering melden bij een faillissement?

Zo snel mogelijk. De curator stelt een verificatievergadering in waarbij vorderingen worden vastgesteld. Meld uw vordering tijdig aan — bij voorkeur binnen enkele weken na bekendwording van het faillissement. Laat u dit liggen, dan loopt u het risico uw vordering niet erkend te zien.

Kan een kredietverzekering ook helpen bij bestaande openstaande facturen?

Nee. Een kredietverzekering dekt vorderingen die ontstaan ná het ingaan van de polis, op klanten waarvoor een kredietlimiet is goedgekeurd. Bestaande openstaande facturen vallen hier niet onder. De waarde van een kredietverzekering zit in de structurele bescherming van toekomstige omzet.

Verder lezen

Twijfelt u of een kredietverzekering voor uw bedrijf zinvol is?

Wij kijken kort met u mee en geven een eerlijk, onafhankelijk advies — zonder verplichtingen.
Soms blijkt dat een kredietverzekering niet nodig is. Ook dat zeggen we gewoon.

Advies aanvragen Premie berekenen