Kennisbank · Debiteurenbeheer
Oninbare vorderingen: wat zijn ze en wat kunt u ermee?
Een vordering is oninbaar als vaststaat — of zo goed als vaststaat — dat een klant niet meer zal betalen. Niet te laat, niet deels, maar helemaal niet meer. Dat kan door faillissement, surseance van betaling, een akkoord waarbij de schuld deels is kwijtgescholden, of simpelweg omdat een klant spoorloos is of geen verhaal biedt.
Voor veel ondernemers is een oninbare vordering een dubbele klap: u heeft geleverd, u heeft niet betaald gekregen, én u moet de vordering administratief en fiscaal correct afhandelen. Op deze pagina leest u wat oninbare vorderingen zijn, hoe u ze herkent, wat u boekhoudkundig en fiscaal kunt doen en hoe u ze structureel voorkomt.
Op deze pagina
Snel weten wat in uw situatie logisch is?
Vraag een kort en onafhankelijk advies aan, zonder verplichtingen of verkooppraat.
Wanneer is een vordering oninbaar?
Een vordering is oninbaar als er geen reële verwachting meer is dat betaling zal volgen. In de praktijk is dat zelden een scherp moment — het is een conclusie die u trekt na een reeks van mislukte pogingen tot inning.
De meest voorkomende oorzaken van een oninbare vordering:
Faillissement van de klant
De klant is failliet verklaard en u heeft uw vordering aangemeld bij de curator. De uitdelingslijst geeft aan dat concurrente schuldeisers niets of slechts een fractie ontvangen. Lees meer op de pagina klant gaat failliet — wat nu?
Gehomologeerd akkoord bij surseance of WHOA
De klant heeft via een surseanceprocedure of WHOA-akkoord een deel van zijn schulden laten kwijtschelden. Het deel dat boven het akkoordpercentage uitkomt, is definitief oninbaar. Lees meer op de pagina surseance van betaling
Langdurige wanbetaling zonder verhaal
De klant betaalt niet, reageert niet op aanmaningen, heeft geen aantoonbare activa en incasso levert niets op. Na uitputting van alle incassomiddelen — inclusief deurwaarder en rechtszaak — staat vast dat inning niet realistisch is.
Klant is opgeheven of onvindbaar
De onderneming is uitgeschreven bij de KvK, de bestuurders zijn onvindbaar of de rechtspersoon bestaat niet meer. Inning is feitelijk onmogelijk.
Verjaring
Een vordering verjaart na vijf jaar als u geen stuitingshandeling heeft verricht. Na verjaring kunt u de vordering niet meer afdwingen via de rechter. Ze is daarmee in juridische zin oninbaar geworden.
Verschil tussen dubieuze en oninbare vorderingen
In de boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen dubieuze vorderingen en oninbare vorderingen. Dat onderscheid is relevant voor de juiste boekhoudkundige en fiscale behandeling.
Dubieuze vordering
Een vordering waarvan twijfel bestaat of ze zal worden betaald — maar waarbij betaling nog niet definitief is uitgesloten. Denk aan: een klant die structureel te laat betaalt, een klant waarvan u signalen krijgt dat hij in financieel zwaar weer zit, of een vordering die al lang uitstaat zonder reactie. Een dubieuze vordering wordt doorgaans opgenomen in een voorziening dubieuze debiteuren op de balans.
Oninbare vordering
Een vordering waarvan definitief vaststaat dat ze niet meer zal worden betaald. Dit is het moment waarop u de vordering afschrijft — ze verdwijnt van de balans en wordt als verliespost geboekt in de winst-en-verliesrekening.
Het juiste moment van de overgang van dubieus naar oninbaar is fiscaal relevant: u kunt de vordering pas als verlies nemen op het moment dat de oninbaarheid voldoende vaststaat.
Wat kunt u nog doen bij een oninbare vordering?
Voordat u een vordering definitief afschrijft, zijn er een aantal laatste stappen die de moeite waard kunnen zijn — afhankelijk van het bedrag en de omstandigheden.
Controleer of er nog activa zijn
Heeft de klant onroerend goed, voertuigen of banktegoeden waarop u beslag kunt laten leggen? Een deurwaarder kan een vermogensonderzoek uitvoeren. Dit is alleen zinvol als het te innen bedrag de kosten rechtvaardigt.
Controleer of u verhaal kunt halen bij bestuurders
In gevallen van kennelijk onbehoorlijk bestuur — bijvoorbeeld als een bestuurder bewust schulden heeft gemaakt terwijl hij wist dat het bedrijf niet kon betalen — kunt u de bestuurder mogelijk persoonlijk aansprakelijk stellen. Dit is een juridisch complexe route; schakel een advocaat in als u dit overweegt.
Controleer of er een verzekeringsuitkering mogelijk is
Heeft u een kredietverzekering? Meld de schade dan zo snel mogelijk bij uw verzekeraar. Wacht niet tot de vordering al lang uitstaat — de meeste polissen stellen een maximale meldtermijn. Lees meer op de pagina schade melden en uitkering.
Overweeg cessie of verkoop van de vordering
Sommige partijen kopen oninbare vorderingen op — doorgaans voor een laag percentage van de nominale waarde. Het levert weinig op, maar is soms beter dan niets als u de vordering zelf niet meer wilt beheren.
Boekhoudkundige verwerking van een oninbare vordering
De boekhoudkundige verwerking van een oninbare vordering bestaat uit twee stappen: de afboeking van de vordering en de verwerking van het verlies.
Directe afschrijving
De meest gebruikte methode bij kleinere bedrijven. Op het moment dat de oninbaarheid vaststaat, schrijft u de vordering direct af:
- Debet: Afschrijving oninbare vorderingen (verliesrekening)
- Credit: Debiteuren (balans)
Via de voorziening dubieuze debiteuren
Als u eerder al een voorziening heeft gevormd voor de betreffende vordering, boekt u de definitieve afschrijving via die voorziening:
- Debet: Voorziening dubieuze debiteuren (balans)
- Credit: Debiteuren (balans)
Het verschil tussen de voorziening en de werkelijke afschrijving wordt als verlies of als terugboeking verwerkt in de winst-en-verliesrekening.
Raadpleeg uw accountant of boekhouder voor de precieze verwerking binnen uw administratiesysteem en verslaggevingsstandaard.
BTW terugvragen op oninbare vorderingen
Dit is voor veel ondernemers het meest praktisch relevante onderdeel: als uw vordering oninbaar is, heeft u recht op teruggaaf van de BTW die u eerder heeft afgedragen over die factuur.
Wanneer heeft u recht op BTW-teruggaaf?
U heeft recht op teruggaaf van BTW zodra redelijkerwijs vaststaat dat de vordering niet meer zal worden betaald. De Belastingdienst hanteert als vuistregel: als de vordering langer dan één jaar na de opeisbaarheidsdatum onbetaald is, mag u ervan uitgaan dat de vordering oninbaar is en BTW terugvragen.
Bij faillissement of surseance van betaling van de klant kunt u de BTW eerder terugvragen — op het moment dat de insolventie vaststaat, niet pas na een jaar.
Hoe vraagt u de BTW terug?
U verwerkt de teruggaaf in uw eerstvolgende BTW-aangifte door het terug te vragen BTW-bedrag op te nemen als negatieve omzetbelasting. U hoeft geen apart verzoek in te dienen bij de Belastingdienst — het gaat via uw reguliere aangifte.
Bewaar wel uw documentatie: de oorspronkelijke factuur, bewijs van de betalingsachterstand en — bij faillissement — de aanmelding bij de curator of het bericht van de bewindvoerder.
Let op: als de klant alsnog betaalt
Ontvangt u na de teruggaaf alsnog (een deel van) het factuurbedrag, dan moet u de BTW over dat ontvangen bedrag opnieuw afdragen in de aangifte van het betreffende tijdvak.
Hoe voorkomt u oninbare vorderingen?
Eén oninbare vordering is vervelend. Een structureel probleem met wanbetaling is een risico voor uw bedrijf. De beste aanpak is preventief: het risico verkleinen vóórdat de factuur de deur uit gaat.
Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten
Vraag een kredietrapport op vóór de eerste levering op rekening. Informatiebureaus als Graydon, Dun & Bradstreet en de Kamer van Koophandel geven inzicht in de financiële positie, betalingsgedrag en eventuele lopende rechtzaken van een bedrijf. Lees meer op de pagina kredietwaardigheid klant controleren.
Stel duidelijke betalingsvoorwaarden op
Leg betalingstermijn, wettelijke rente en incassokosten vast in uw algemene voorwaarden en vermeld ze op elke factuur. Hoe duidelijker uw voorwaarden, hoe minder ruimte voor discussie achteraf.
Neem een eigendomsvoorbehoud op
Levert u goederen? Neem dan een eigendomsvoorbehoud op in uw algemene voorwaarden, offertes en opdrachtbevestigingen. Bij faillissement of wanbetaling kunt u de geleverde goederen mogelijk terugvorderen als ze nog aanwezig zijn.
Bewaken van de uitstaande posten
Houd uw debiteurenlijst actief bij. Reageer snel op betalingsachterstanden — hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans op betaling. Een geautomatiseerde aanmaningsflow helpt hierbij.
Beperk uw risico per klant
Stel intern een maximale openstaande post per klant in, gekoppeld aan diens financiële positie. Bij een nieuwe klant begint u conservatief en bouwt u het krediet op naarmate het betalingsgedrag dat rechtvaardigt.
Sluit een kredietverzekering af
De meest structurele bescherming tegen oninbare vorderingen is een kredietverzekering. U verzekert uw debiteurenportefeuille tegen non-betaling door faillissement of wanbetaling — en u profiteert van continue kredietbewaking van uw klanten door de verzekeraar. Lees meer op de pagina wat is een kredietverzekering?
Hoe had een kredietverzekering geholpen?
Een kredietverzekering had op twee manieren geholpen: preventief én bij de schade zelf.
Preventief: vroeg waarschuwingssignaal
Kredietverzekeraars monitoren continu de kredietwaardigheid van uw debiteuren. Als een klant er financieel slechter voor staat, past de verzekeraar het kredietlimiet aan of trekt het in. Dat signaal krijgt u vaak maanden voordat een klant daadwerkelijk in betalingsproblemen raakt — tijd genoeg om uw leveringsbeleid aan te passen of de openstaande post te beperken.
Bij schade: vergoeding van 85% tot 90%
Is de vordering ondanks alles oninbaar geworden, dan vergoedt de kredietverzekeraar doorgaans 85% tot 90% van de gedekte openstaande vordering. U hoeft dan niet te wachten op de uitkomst van een faillissementsprocedure of incassotraject — de verzekeraar keert uit zodra de schade is vastgesteld en erkend.
BTW en kredietverzekering
De verzekeringsuitkering vervangt in feite de betaling door de klant. Uw recht op BTW-teruggaaf bij de Belastingdienst blijft bestaan over het niet-verzekerde deel van de vordering — het eigen risico en het gedeelte boven het dekkingspercentage.
Wilt u weten hoe een kredietverzekering werkt in uw specifieke situatie? Lees de pagina kredietverzekering afsluiten of vraag direct een offerte aan.
Wilt u oninbare vorderingen structureel voorkomen?
Een kredietverzekering beschermt u bij wanbetaling en faillissement van klanten, en geeft u bovendien een vroeg waarschuwingssignaal als een klant financieel in de problemen raakt. Wij vergelijken de relevante verzekeraars voor u en adviseren onafhankelijk.
Offerte aanvragenOf bel ons: +31 6 50 20 69 46
Veelgestelde vragen
De Belastingdienst hanteert als praktische grens: één jaar na de opeisbaarheidsdatum van de factuur. Bij faillissement of surseance van betaling mag u eerder teruggaaf vragen — op het moment dat de insolventie vaststaat. U hoeft geen apart verzoek in te dienen; verwerk de teruggaaf in uw reguliere BTW-aangifte.
Ja, mits de oninbaarheid voldoende vaststaat. De Belastingdienst eist dat u aannemelijk maakt dat u redelijke incassopogingen heeft ondernomen en dat verdere inning niet realistisch is. Bewaar daarom uw aanmaningen, correspondentie en eventuele deurwaardersrapportage.
Een voorziening dubieuze debiteuren is een balanspost waarmee u anticipeert op vorderingen die mogelijk niet worden betaald. Het is geen verplichting, maar bij grotere debiteurenportefeuilles een gebruikelijke en prudente boekhoudkundige praktijk. Overleg met uw accountant of een voorziening in uw situatie zinvol is.
Uitschrijving bij de KvK betekent niet automatisch dat de vordering oninbaar is — een eenmanszaak of VOF kan na uitschrijving nog bestaan, en de eigenaar of vennoten blijven persoonlijk aansprakelijk. Bij een BV die is uitgeschreven na ontbinding zonder vereffening, is verhaal in de praktijk lastig. Schakel een jurist of deurwaarder in om de verhaalsmogelijkheden te beoordelen.
Handelsvorderingen verjaren in beginsel na vijf jaar, gerekend vanaf de dag waarop de vordering opeisbaar werd. U kunt verjaring stuiten door een aanmaning te sturen of een juridische stap te zetten — de verjaringstermijn begint dan opnieuw. Laat verjaring niet ongemerkt verstrijken: stuit tijdig als u de vordering nog wilt kunnen afdwingen.
De incassokosten die u zelf heeft gemaakt — kosten van een incassobureau, deurwaarder of advocaat — zijn zakelijke kosten die u ten laste van het resultaat kunt brengen, los van de vordering zelf. Ze zijn aftrekbaar in het jaar waarin ze zijn gemaakt.
De verzekeringsuitkering is een vergoeding voor uw schade — geen betaling door de klant. Uw recht op BTW-teruggaaf bij de Belastingdienst geldt over het volledige onbetaalde factuurbedrag, ook over het deel dat de verzekeraar vergoedt. U betaalt geen BTW terug over de ontvangen verzekeringsuitkering. Over het deel dat de klant eventueel alsnog betaalt, moet u wel BTW afdragen.
Verder lezen
- Klant betaalt niet — wat nu?
- Klant gaat failliet — wat nu?
- Surseance van betaling — wat betekent dat voor u?
- Verzekering tegen wanbetaling
- Kredietwaardigheid klant controleren
- Schade melden en uitkering
- Dekking en uitsluitingen
- Kredietverzekering afsluiten
- Wat is een kredietverzekering?
- Kennisbank — alle artikelen
Twijfelt u of een kredietverzekering voor uw bedrijf zinvol is?
Wij kijken kort met u mee en geven een eerlijk, onafhankelijk advies — zonder verplichtingen.
Soms blijkt dat een kredietverzekering niet nodig is. Ook dat zeggen we gewoon.