Kredietverzekering payrolling polisvoorwaarden

Waarom is kredietverzekering bij payroll anders?

Bij een reguliere levering is het moment waarop het risico ontstaat vaak relatief duidelijk.

Een bedrijf levert een product of verricht een dienst, stuurt een factuur en wacht op betaling.

Bij payroll liggen levering, facturatie en financieel risico minder eenvoudig in elkaars verlengde.

Als payrollorganisatie bent u juridisch werkgever. U betaalt salarissen en werkgeverslasten en factureert deze kosten, vermeerderd met uw vergoeding, aan de opdrachtgever.

Betaalt die opdrachtgever niet meer? Dan verdwijnt uw verplichting richting de werknemer niet automatisch.

Dat betekent dat er twee periodes naast elkaar kunnen bestaan:

• de periode waarin u volgens uw arbeidsovereenkomst en andere verplichtingen financiële lasten blijft dragen;
• de periode waarin vorderingen volgens uw kredietverzekering daadwerkelijk verzekerd kunnen zijn.

Juist het verschil tussen die twee periodes kan een belangrijk onverzekerd risico veroorzaken.

Meer over dit specifieke risicoprofiel leest u op onze pagina over kredietverzekering voor payrollbedrijven.

Praktijkvoorbeeld: wel verzekerd, maar past de polis bij payroll?

Een payrollorganisatie benaderde ons met precies dit vraagstuk.

De onderneming had al een kredietverzekering, maar constateerde dat de bestaande polis op meerdere punten niet goed aansloot op de economische werkelijkheid van payrolling.

Het belangrijkste probleem?

Wanneer een opdrachtgever stopt met betalen of een plaatsing eindigt, kunnen de financiële verplichtingen van het payrollbedrijf nog geruime tijd doorlopen. In deze specifieke situatie becijferde de onderneming dat de totale blootstelling in een ongunstig scenario aanzienlijk langer kon doorlopen dan de periode die binnen de bestaande verzekeringsconstructie praktisch werd afgedekt.

Daar kwamen andere vragen bovenop:

• Worden facturen die voortkomen uit de doorlopende payrolldienst nog als verzekerde vordering beschouwd nadat de feitelijke plaatsing is gestopt?
• Is de maximale jaarlijkse schade-uitkering hoog genoeg voor een grote opdrachtgever?
• Wat gebeurt er als een kredietlimiet tussentijds wordt ingetrokken?
• Hoe lang moet de onderneming een verlies zelf voorfinancieren voordat een verzekeraar uitkeert?
• En hoe voorkomt u een dekkingsgat als u naar een andere verzekeraar wilt overstappen?

Dit zijn geen details.

Bij een opdrachtgever met meerdere werknemers op de payroll kan één faillissement al snel een schade van enkele tonnen veroorzaken.

Daarom beoordelen wij een bestaande kredietverzekering bij payroll niet alleen op de premie, maar vooral op de vraag welke risico’s daadwerkelijk worden overgenomen en welke bij het payrollbedrijf achterblijven.

1. Welke payrollvorderingen zijn precies verzekerd?

Dit is wat ons betreft de eerste vraag die duidelijk moet zijn.

Bij een kredietverzekering wordt niet simpelweg “de klant” verzekerd. De polis bepaalt welke vorderingen uit welke leveringen of diensten onder welke omstandigheden voor dekking in aanmerking kunnen komen.

Bij payroll kan juist daar discussie ontstaan.

Stel:

Een werknemer staat bij uw payrollorganisatie op de loonlijst. De opdrachtgever beëindigt de plaatsing of komt financieel in de problemen. Volgens uw raamovereenkomst blijft de opdrachtgever gedurende een bepaalde periode betalingsplichtig voor de payrolldiensten en bijbehorende kosten.

Uw commerciële overeenkomst kan die betalingsverplichting helder regelen.

Maar daarmee staat nog niet automatisch vast dat uw kredietverzekeraar iedere daaruit voortvloeiende factuur ook als verzekerde vordering beschouwt.

Uw overeenkomst met de opdrachtgever en uw kredietverzekering zijn namelijk twee verschillende contracten.

Laat daarom expliciet beoordelen:

• Hoe definieert de polis de verzekerde levering of dienst?
• Op welk moment wordt een verzekerde vordering geacht te ontstaan?
• Is de daadwerkelijke terbeschikkingstelling van de werknemer bepalend?
• Of kan ook het doorlopende werkgeverschap en de daarop gebaseerde payrolldienst onder de dekking vallen?
• Wat gebeurt er met facturen nadat de feitelijke werkzaamheden bij de opdrachtgever zijn gestopt?
• Zijn bijzondere afspraken hierover schriftelijk door de verzekeraar bevestigd?

Bij twijfel is alleen een mondelinge uitleg van een accountmanager wat ons betreft niet voldoende.

Als dit onderdeel essentieel is voor uw bedrijfsmodel, wilt u dat de afgesproken behandeling duidelijk uit de polis, een clausule of een schriftelijke bevestiging blijkt.

Wie een polis beoordeelt, moet daarom niet alleen kijken naar het verzekerde percentage, maar ook naar de voorwaarden en verplichtingen binnen een kredietverzekering.

2. Hoe lang loopt de verzekerde periode werkelijk door?

Een tweede belangrijk punt is de duur van de dekking.

Een payrollbedrijf kan na het wegvallen van een opdrachtgever nog financiële verplichtingen hebben terwijl er niet langer normaal wordt gewerkt of gefactureerd.

Hoe lang die verplichtingen in een concrete situatie doorlopen, hangt af van onder andere de arbeidsrelatie, gemaakte afspraken en de manier waarop deze wordt beëindigd.

Voor de kredietverzekering is vervolgens bepalend hoe lang nieuwe vorderingen nog voor dekking in aanmerking kunnen komen.

Die periodes hoeven niet gelijk te zijn.

Stel bijvoorbeeld:

Een opdrachtgever valt vandaag weg.

Uw financiële exposure stopt echter niet vandaag. Er kunnen nog salarissen, werkgeverslasten of andere contractueel door te belasten kosten volgen.

Wanneer de verzekering alleen vorderingen accepteert die binnen een veel kortere periode ontstaan, blijft het resterende deel van het risico bij uw payrollbedrijf.

Daarom is “90% verzekerd” op zichzelf een weinigzeggend percentage.

Misschien is 90% van een deel van uw risico verzekerd.

De interessantere vraag is:

90% van wélk deel?

Vergelijk daarom drie momenten

1. Het moment waarop de opdrachtgever stopt met betalen of de plaatsing wordt beëindigd.
2. Het moment waarop uw financiële verplichtingen richting de werknemer eindigen.
3. Het laatste moment waarop daaruit voortvloeiende vorderingen volgens uw polis nog verzekerd kunnen zijn.

Hoe groter de afstand tussen punt 2 en punt 3, hoe groter uw mogelijke onverzekerde exposure.

Dat is een heel ander risico dan alleen een eigen risico van bijvoorbeeld 10%.

3. Is de maximale schade-uitkering hoog genoeg?

Bij payroll kunnen grote opdrachtgevers een sterke concentratie van risico veroorzaken.

Stel dat u voor één opdrachtgever tien, twintig of meer werknemers verloont. Dan bestaat uw exposure niet uit één losse openstaande factuur.

Iedere nieuwe salarisperiode kan het bedrag verder verhogen.

Veel kredietverzekeringen kennen daarom naast het dekkingspercentage en het kredietlimiet ook grenzen aan de totale aansprakelijkheid van de verzekeraar.

Hoe deze begrenzing precies werkt, verschilt per polis.

Controleer daarom niet alleen:

“Hebben wij 90% dekking?”

maar ook:

“Wat kan deze verzekeraar bij één grote of meerdere schades in totaal maximaal uitkeren?”

Een eenvoudig voorbeeld

Stel dat uw gemiddelde totale payrollkosten voor tien werknemers €50.000 per maand bedragen.

Als uw financiële exposure in een ongunstig scenario zes maanden doorloopt, praten we over:

€300.000 potentiële blootstelling.

Bij twintig werknemers kan diezelfde rekensom al €600.000 bedragen.

En dan hebben we eventuele andere openstaande facturen nog niet meegenomen.

Als vervolgens een maximum binnen de polis de totale schadevergoeding beperkt, kan een aanzienlijk bedrag alsnog voor eigen rekening blijven.

Kijk daarom naar:

• het maximale bedrag per debiteur;
• het kredietlimiet op belangrijke opdrachtgevers;
• het maximale dekkingspercentage;
• eventuele eigen risico’s of franchises;
• het maximale bedrag dat gedurende het verzekeringsjaar kan worden uitgekeerd;
• de samenhang tussen deze verschillende maxima.

Een lage premie is weinig waard wanneer het risico dat uw continuïteit kan raken maar gedeeltelijk verzekerd blijkt.

4. Wat gebeurt er als een kredietlimiet wordt verlaagd of ingetrokken?

Het kredietlimiet binnen een kredietverzekering bepaalt voor een belangrijk deel hoeveel exposure u op een opdrachtgever verzekerd kunt hebben.

Bij payroll komt daar een extra probleem bij.

Een kredietverzekeraar kan op basis van verslechterde financiële informatie besluiten een kredietlimiet te verlagen of in te trekken.

Bij een leverancier van goederen kan daarop vaak relatief snel worden gereageerd:

niet meer leveren, vooruitbetaling vragen of kleinere orders accepteren.

Een payrollorganisatie kan niet altijd op dezelfde manier op de rem trappen.

De medewerkers staan immers al op de loonlijst en bestaande werkgeversverplichtingen kunnen doorlopen.

Daardoor is een gewone intrekbare limiet bij payroll extra relevant

Stel dat u vandaag voor €300.000 dekking heeft op een belangrijke opdrachtgever.

Morgen verlaagt de verzekeraar het kredietlimiet drastisch.

Wat gebeurt er dan met:

• reeds ontstane vorderingen;
• reeds aangegane verplichtingen;
• nog te factureren payrolldiensten;
• werknemers die nog bij u in dienst zijn;
• de periode tussen limietintrekking en het daadwerkelijk beëindigen van uw financiële exposure?

Dat moet u vóór een probleem kennen, niet erna.

Zijn niet-intrekbare kredietlimieten mogelijk?

Afhankelijk van verzekeraar, product, debiteur en risicosituatie bestaan er constructies waarbij meer zekerheid kan worden verkregen over een kredietlimiet gedurende een afgesproken periode.

Dat betekent niet dat ieder kredietlimiet onbeperkt of onder alle omstandigheden kan worden vastgezet.

Wel is het bij grotere en langdurige payrollverplichtingen zinvol om te onderzoeken hoeveel zekerheid een verzekeraar vooraf kan bieden.

Een polis waarbij de verzekeraar vandaag een ruime limiet afgeeft maar die bescherming morgen vrijwel volledig kan aanpassen, kan economisch anders uitpakken dan een polis die op papier een vergelijkbaar limiet heeft maar meer zekerheid biedt.

5. Hoe lang duurt het voordat een schade wordt uitgekeerd?

Payroll is bij uitstek een cashflowgevoelige activiteit.

De lonen moeten worden betaald, ook als uw opdrachtgever zijn factuur nog niet heeft voldaan.

Een kredietverzekering beperkt uw uiteindelijke verlies wanneer aan de voorwaarden voor schadevergoeding wordt voldaan, maar neemt niet automatisch uw tijdelijke financieringsbehoefte weg.

Dat verschil wordt soms onderschat.

Stel:

• uw opdrachtgever stopt met betalen;
• u moet salarissen en lasten blijven voldoen;
• uw openstaande positie loopt verder op;
• de polis kent een bepaalde wacht-, incasso- of schadeprocedure;
• de verzekeraar keert pas uit wanneer aan de daarvoor geldende voorwaarden is voldaan.

Dan kunt u financieel goed verzekerd zijn tegen het uiteindelijke verlies, maar ondertussen alsnog een aanzienlijk liquiditeitsprobleem hebben.

Controleer daarom twee zaken afzonderlijk

1. Verliesrisico

Welk percentage van een verzekerde vordering krijgt u uiteindelijk terug?

2. Liquiditeitsrisico

Hoeveel geld moet u zelf financieren tussen het moment waarop de opdrachtgever stopt met betalen en het moment waarop u daadwerkelijk een schadevergoeding ontvangt?

Bij payroll kunnen beide bedragen groot zijn.

Een kortere wacht- of schadeperiode kan daarom commercieel veel waardevoller zijn dan enkele basispunten verschil in premie.

Kredietverzekering of factoring bij payroll?

Juist vanwege het onderscheid tussen verliesrisico en liquiditeitsrisico komt bij payroll regelmatig factoring ter sprake.

De twee oplossingen doen echter iets anders.

Een kredietverzekering richt zich primair op het risico dat een opdrachtgever uiteindelijk niet betaalt.

Factoring richt zich primair op het eerder beschikbaar krijgen van geld uit uw facturen.

Een factor kan uw liquiditeitspositie daardoor verbeteren, maar daarmee is niet automatisch ieder debiteurenverlies afgedekt.

Andersom kan een kredietverzekering een groot deel van een verlies verzekeren, terwijl u nog steeds weken of maanden zelf liquiditeit nodig heeft.

Voor een payrollorganisatie kan daarom ook een combinatie interessant zijn:

kredietverzekering voor het debiteurenrisico + financiering of factoring voor de cashflow.

Welke oplossing het beste past, hangt onder meer af van:

• de omvang van uw payrollportefeuille;
• betaaltermijnen;
• concentratie bij grote opdrachtgevers;
• beschikbare kredietlimieten;
• eigen liquiditeitsbuffer;
• bancaire financiering;
• kosten van factoring;
• polisvoorwaarden van de kredietverzekering.

Lees voor een uitgebreidere vergelijking ons artikel over factoring versus kredietverzekering.

Overstappen? Voorkom een dekkingsgat op bestaande klanten

Een payrollorganisatie die ontdekt dat de huidige polis onvoldoende aansluit, hoeft niet automatisch direct over te stappen.

Soms kunnen voorwaarden bij de bestaande verzekeraar worden aangepast of kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt.

In andere gevallen sluit een andere kredietverzekeraar aantoonbaar beter aan.

Maar dan ontstaat een nieuw aandachtspunt:

de overgang tussen beide polissen.

Een nieuwe polis die op 1 juli ingaat en een oude polis die op 30 juni eindigt, betekent niet automatisch dat ieder risico naadloos is geregeld.

U moet onder andere vaststellen:

• welke vorderingen nog onder de oude polis vallen;
• vanaf welk moment nieuwe vorderingen onder de nieuwe polis vallen;
• hoe reeds bestaande opdrachten worden behandeld;
• wat er gebeurt met vorderingen die rond de overgangsdatum ontstaan;
• of er al betalingsachterstanden bestaan;
• of nieuwe kredietlimieten tijdig zijn goedgekeurd;
• welke meldingen bij de oude verzekeraar nog moeten worden gedaan;
• of bijzondere payrollafspraken ook in de nieuwe polis schriftelijk zijn vastgelegd.

Bij een payrollbedrijf is dat extra belangrijk omdat bestaande werknemers en werkgeversverplichtingen niet simpelweg op de overstapdatum verdwijnen.

Eerst de overgang construeren, daarna pas de oude dekking beëindigen.

Alleen naar de nieuwe premie kijken is hier dus onverstandig.

Lees daarom ook waar u op moet letten wanneer u een kredietverzekering wilt oversluiten.

Checklist: past uw huidige kredietverzekering bij payroll?

Heeft u al een kredietverzekering? Pak dan uw polisblad, clausules en belangrijkste kredietlimieten erbij en probeer onderstaande vragen concreet te beantwoorden.

Dekking van de vordering

• Is duidelijk welke payrolldiensten als verzekerde prestatie worden gezien?
• Is vastgelegd wanneer een vordering verzekerbaar ontstaat?
• Is duidelijk wat er gebeurt als een plaatsing wordt beëindigd?
• Kunnen daarna ontstane facturen nog onder de dekking vallen?
• Zijn payrollspecifieke afspraken schriftelijk bevestigd?

Duur van het risico

• Hoe lang kunnen verzekerde vorderingen na een wijziging of beëindiging blijven ontstaan?
• Hoe verhoudt die periode zich tot uw feitelijke werkgeversverplichtingen?
• Welk deel van de maximale exposure kan buiten die periode vallen?

Maximale schade

• Hoe hoog is het kredietlimiet op uw grootste opdrachtgevers?
• Sluit dat aan op het maximale gelijktijdig openstaande bedrag?
• Is rekening gehouden met doorlopende verplichtingen?
• Geldt er daarnaast een maximale uitkering of andere begrenzing?
• Wat zou bij één groot faillissement daadwerkelijk voor eigen rekening blijven?

Stabiliteit van limieten

• Kan de verzekeraar kredietlimieten tussentijds aanpassen?
• Wat gebeurt er met bestaande exposure na een limietverlaging?
• Wat gebeurt er met nieuwe facturen?
• Zijn voor belangrijke debiteuren stabielere limietafspraken mogelijk?

Liquiditeit en schade-uitkering

• Wanneer moet een betalingsachterstand worden gemeld?
• Wanneer moet een vordering worden overgedragen?
• Welke wachttermijn geldt?
• Wanneer ontstaat recht op schadevergoeding?
• Hoeveel maanden exposure moet u tot dat moment zelf kunnen financieren?

Kunt u meerdere vragen niet rechtstreeks uit uw polis beantwoorden?

Dan is dat op zichzelf al een goede reden om de dekking nader te laten beoordelen.

De algemene spelregels rond meldingen, termijnen en andere administratieve eisen leest u bij voorwaarden en verplichtingen van een kredietverzekering.

Wanneer is een second opinion bij payroll zinvol?

Een second opinion is niet alleen interessant als u vindt dat uw premie te hoog is.

Bij payroll kan de polisopzet veel belangrijker zijn dan een paar procent premieverschil.

Een beoordeling is vooral zinvol wanneer:

• u al meerdere jaren dezelfde polis heeft;
• uw payrollomzet sterk is gegroeid;
• u grotere opdrachtgevers bedient dan bij het afsluiten van de polis;
• één opdrachtgever een groot aantal werknemers vertegenwoordigt;
• uw kredietlimieten regelmatig worden aangepast;
• de dekking na beëindiging van een plaatsing niet duidelijk is;
• de maximale schade-uitkering niet aansluit op uw huidige exposure;
• u de wachttermijn te lang vindt;
• u wilt weten of andere verzekeraars ruimere voorwaarden kunnen bieden;
• uw verlengings- of opzegmoment dichterbij komt.

Een goede vergelijking begint daarom niet met:

“Wie is het goedkoopst?”

maar met:

“Welk risico willen we precies afdekken?”

Pas daarna heeft het zin om premie, dekkingspercentage, limieten en voorwaarden van verschillende verzekeraars naast elkaar te leggen.

Veelgestelde vragen over kredietverzekering payroll